Việc lựa chọn hệ thống CRM cho doanh nghiệp bạn không dễ dàng gì trong một thị trường đông đúc và cạnh tranh quyết liệt như ngày nay. Thông thường, bạn sẽ tìm kiếm về hệ thống CRM trên các Website, sau đó liên hệ với các nhà cung cấp CRM mà bạn nghĩ phù hợp với mình. Dĩ nhiên tất cả các nhà cung cấp đã đánh bóng sản phẩm của họ để thuyết phục bạn! Và cuối cùng, bạn sẽ nhận được những lời đề nghị gần giống nhau từ tất cả các nhà cung cấp…

Vậy làm sao bạn có thể chọn được giải pháp CRM phù hợp nhất với doanh nghiệp và tránh được việc chi tiền cho những lời chào mời của các nhà cung cấp?

02 Cách lựa chọn hệ thống CRM cho doanh nghiệp

Yêu cầu một cuộc họp nội bộ để xác định nhu cầu CRM doanh nghiệp đang cần là một cách giải quyết hiệu quả vấn đề này. Trong cuộc họp, bạn nên tập trung vào những điều sẽ không được các nhà cung cấp đề cập và những tùy chỉnh mà bạn sẽ cần. Chúng tôi gọi cuộc họp này là cuộc họp đánh giá trước giải pháp, và mục đích ngắn hạn của cuộc họp này là:

• Hiểu được các yêu cầu tổng thể/Các mong muốn đối với giải pháp.

• Phác thảo các vấn đề có liên quan trong quá trình triển khai dự án; những tích hợp, quá trình nhập liệu, làm báo cáo…

• Thu nhập những đầu vào quan trọng về cơ sở hạ tầng và cách sử dụng giải pháp trong tương lai…

• Có hiểu biết về các yêu cầu kĩ thuật.

Có hai cách để thực hiện cuộc họp này và cả hai đều sử dụng phương pháp Brown-Paper. Brown-Paper là một phương pháp không được ghi chép chính thức, nhưng có lẽ phương pháp này được bắt nguồn từ ngành công nghiệp phát triển phần mềm máy tính. Nhiều công ty tư vấn lớn đã áp dụng Brown-Paper, và quy trình hoạt động của nó cũng khá đơn giản: bạn chỉ cần treo một tờ giấy màu nâu lên tường và sử dụng giấy ghi chú để hiển thị kết quả.

>>> Xem thêm: 11 bước để lập kế hoạch triển khai CRM thành công

Cách 1: Xem xét theo các yêu cầu kỹ thuật

Nếu bạn có những yêu cầu kỹ thuật cụ thể, hãy đính nó vào phía trên tờ giấy và chia phần trống phía dưới của tờ giấy thành những những khu vực như sau:

• Cấu hình CRM

• Nhập dữ liệu

• Sự tích hợp

• Tự động hóa

• Đồng bộ hóa

• Các báo cáo

• Cơ sở hạ tầng

• Các yếu tố rủi ro

Phần mềm CRM

Đầu tiên, hãy bắt đầu xem xét từng mục một trong phần yêu cầu kĩ thuật mà bạn đính ở phía trên cùng. Những mục đáp ứng được tiêu chuẩn CRM sẽ được đánh dấu “OK” trực tiếp bên cạnh. Và bạn có thể loại những mục đó ra khỏi cuộc thảo luận.

Khi bạn gặp một yêu cầu mà phần cấu hình có thể xử lí được, ví dụ, hãy đánh dấu mục này với một lá cờ nhỏ có màu mang số 1. Sau đó đính một lá cờ khác (có cùng màu sắc và số hiệu) vào phần ô trống phía dưới tiêu đề “Cấu hình CRM”. Bạn cũng có thể viết một ghi chú để giải thích chi tiết hơn nếu cần thiết.

Bằng cách đi qua từng điểm yêu cầu kĩ thuật, bạn sẽ có được một cái nhìn tổng quan chính xác về những hoạt động cần thiết cho dự án mới của mình.

Cách 2: Xem xét giải pháp CRM được chọn

Nếu không có các yêu cầu kĩ thuật đặc biệt, bạn nên xem xét cùng lúc hoạt động của các ứng dụng CRM. Việc này sẽ giúp bạn nhận ra mình cần các tùy chỉnh CRM nào cao cấp hơn và các tùy chỉnh nào bạn chỉ cần bản tiêu chuẩn. Sử dụng cách phân nhóm và bước làm việc tương tự như trong Cách 1, nhưng hãy nhớ xem xét dựa trên sự áp dụng của hệ thống CRM chứ không phải dựa trên các yêu cầu kĩ thuật.

Cuối cùng, hãy nhớ ghi lại kết quả của buổi họp.

Các văn bản đánh giá trước giải pháp sẽ cung cấp cho bạn nền tảng chắc chắn cho tất cả các công việc tiếp theo và sẽ là căn cứ để xác định các hoạt động sau này. Bằng cách sử dụng phương pháp lựa chọn này, bạn sẽ tìm ra giải pháp CRM phù hợp nhất với với nhu cầu của doanh nghiệp.

>>> Tham khảo về: Các công ty đang cung cấp phần mềm CRM ở Việt Nam gặp phải khó khăn gì?

Tạm kết

Trên đây là 02 cách phổ biến, doanh nghiệp có thể cân nhắc khi tiến hành lựa chọn hệ thống CRM. Để có một phần mềm CRM cho doanh nghiệp, còn tùy thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau, điều quan trọng là doanh nghiệp cần tỉnh táo, lựa chọn kỹ lưỡng trước khi quyết định.

Tác giả: Ivind Urdal