Giải pháp tổng đài được xem là một công cụ không thể thiếu trong quản lý và kinh doanh của các doanh nghiệp. Với sự phát triển của công nghệ, có nhiều giải pháp tổng đài khác nhau được cung cấp trên thị trường.

Tuy nhiên, không phải tất cả các giải pháp đều phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. Bài viết này, sẽ giới thiệu đến bạn top 5 giải pháp tổng đài phổ biến và hiệu quả nhất hiện nay.

I. Giải pháp tổng đài vật lý

Giải pháp tổng đài vật lý

Giải pháp tổng đài vật lý là một hệ thống điện thoại tập trung được đặt tại một địa điểm cụ thể trong doanh nghiệp hoặc tổ chức. Hệ thống này cho phép người dùng quản lý và điều khiển các cuộc gọi đến và đi từ các đầu số thuộc quyền sở hữu của tổng đài, bao gồm cả số nội bộ và số điện thoại bên ngoài.

Ưu điểm:

1. Tính ổn định và độ tin cậy cao: Do hệ thống được đặt tại một địa điểm cụ thể, việc quản lý và bảo trì hệ thống dễ dàng hơn.

2. Tốc độ xử lý nhanh: Tổng đài vật lý thường được trang bị phần cứng mạnh mẽ, giúp xử lý các cuộc gọi một cách nhanh chóng và hiệu quả.

3. Hỗ trợ tính năng phong phú: Giải pháp tổng đài vật lý có thể tích hợp nhiều tính năng khác nhau như chuyển tiếp cuộc gọi, giữ cuộc gọi, ghi âm cuộc gọi...

Nhược điểm:

1. Chi phí đầu tư cao: Thiết lập và triển khai giải pháp tổng đài vật lý yêu cầu một khoản đầu tư ban đầu lớn.

2. Chi phí bảo trì và nâng cấp cao: Để đảm bảo hệ thống hoạt động liên tục và ổn định, người dùng phải đầu tư chi phí cho bảo trì, nâng cấp và sửa chữa hệ thống.

3. Hạn chế về địa điểm: Giải pháp tổng đài vật lý chỉ hoạt động tại một địa điểm cụ thể.

4. Khó thích nghi với mô hình làm việc từ xa: Giải pháp tổng đài vật lý có thể gặp khó khăn trong việc đáp ứng nhu cầu của các nhân viên làm việc từ xa.

Một số thương hiệu giải pháp nổi bật:

• Panasonic: là một trong những giảp pháp cung cấp giải pháp tổng đài vật lý phổ biến trên thế giới cũng như tại Việt Nam. Các giải pháp tổng đài vật lý của Panasonic được thiết kế để đáp ứng các nhu cầu kết nối điện thoại của các doanh nghiệp và tổ chức, từ nhỏ đến lớn
• Alcatel-Lucent: là một giải pháp có tiếng về các giải pháp tổng đài vật lý và được sử dụng rộng rãi tại Việt Nam. Giải pháp tổng đài vật lý Alcatel-Lucent cung cấp một loạt các tính năng và giải pháp để giúp các doanh nghiệp và tổ chức kết nối và quản lý điện thoại của họ một cách hiệu quả.
• Cisco: là một giải pháp nổi tiếng trong lĩnh vực mạng và kỹ thuật viễn thông, và cũng cung cấp các giải pháp tổng đài vật lý cho các doanh nghiệp và tổ chức. Giải pháp tổng đài vật lý Cisco được thiết kế để giúp các doanh nghiệp kết nối và quản lý điện thoại của họ một cách dễ dàng và hiệu quả.

II. Giải pháp tổng đài điện thoại IP

Giải pháp tổng đài điện thoại IP

Tổng đài IP (IP PBX) là một hệ thống tổng đài điện thoại dựa trên giao thức IP, cho phép các doanh nghiệp kết nối các điện thoại với nhau qua mạng internet hoặc mạng nội bộ.

Ưu điểm:

1. Tiết kiệm chi phí: Không cần phải đầu tư vào các hệ thống điện thoại truyền thống. Các cuộc gọi giữa các chi nhánh, văn phòng được thực hiện qua mạng internet nên không tốn chi phí di chuyển thông tin.

2. Linh hoạt và tiện lợi: Có thể định tuyến cuộc gọi đến bất kỳ vị trí nào trên thế giới thông qua mạng internet.

3. Dễ dàng quản lý: Tổng đài IP cung cấp cho người quản lý một giao diện quản lý trực quan và dễ sử dụng, cho phép quản lý các tài khoản người dùng.

Nhược điểm:

1. Phụ thuộc vào đường truyền internet: Tổng đài IP yêu cầu đường truyền internet ổn định và có băng thông đủ để đảm bảo chất lượng cuộc gọi.

2. Khó khăn trong việc cấu hình ban đầu: Việc cài đặt và cấu hình hệ thống tổng đài IP khá phức tạp và yêu cầu kiến thức kỹ thuật cao, do đó có thể tốn nhiều thời gian và chi phí.

3. Rủi ro về bảo mật: Nếu không được cấu hình và quản lý chặt chẽ, tổng đài IP có thể dễ bị tấn công và đánh cắp thông tin do có kết nối với mạng internet.

Một số thương hiệu giải pháp nổi bật:

Cisco: là một trong những nhà cung cấp hàng đầu về giải pháp tổng đài IP tại Việt Nam. Tổng đài IP của Cisco được tích hợp nhiều tính năng tiện ích như hội nghị trực tuyến, tích hợp nhiều thiết bị kết nối, tính năng quản lý cuộc gọi và hỗ trợ nhiều ngôn ngữ.

• Tham khảo thêm:

Avaya: là một trong những thương hiệu lớn về giải pháp tổng đài IP tại Việt Nam. Các tổng đài IP của Avaya được thiết kế với khả năng tích hợp các tính năng như quản lý cuộc gọi, hội nghị trực tuyến, chức năng ghi âm và có khả năng mở rộng để phù hợp với quy mô kinh doanh của từng doanh nghiệp.

Yealink: là một trong những thương hiệu nổi tiếng về giải pháp tổng đài IP tại Việt Nam. Tổng đài IP của Yealink có khả năng tích hợp với nhiều nền tảng phần mềm khác nhau, đáp ứng nhu cầu kết nối và quản lý cuộc gọi của các doanh nghiệp một cách tiện lợi và hiệu quả.

III. Giải pháp tổng đài điện thoại ảo.

Giải pháp tổng đài điện thoại ảo là một dịch vụ điện thoại trên mạng, cho phép các doanh nghiệp và tổ chức có thể tạo ra một tổng đài điện thoại ảo và quản lý các cuộc gọi đến và đi của mình thông qua một giao diện web hoặc phần mềm được cài đặt trên máy tính.

Ưu điểm:

1. Tiết kiệm chi phí: So với giải pháp tổng đài vật lý, giải pháp tổng đài điện thoại ảo có chi phí đầu tư thấp hơn nhiều Chi phí đầu tư thấp

2. Dễ dàng quản lý: Giải pháp tổng đài điện thoại ảo cho phép quản lý các cuộc gọi đến và đi của doanh nghiệp thông qua giao diện web hoặc phần mềm. Có thể tích hợp với các ứng dụng khác

3. Linh hoạt: Giải pháp tổng đài điện thoại ảo cho phép các nhân viên làm việc từ xa hoặc từ bất kỳ địa điểm nào có kết nối internet.

4. Tính năng phong phú: Giải pháp tổng đài điện thoại ảo cung cấp nhiều tính năng như lời chào, hệ thống phản hồi âm thanh tự động, cuộc gọi chuyển tiếp, v.v.

Nhược điểm:

1. Phụ thuộc vào mạng internet: Giải pháp tổng đài điện thoại ảo phụ thuộc vào kết nối internet để hoạt động.

2. Độ trễ: Điều kiện về độ trễ trong kết nối internet có thể ảnh hưởng đến chất lượng cuộc gọi, do đó giảm tính chuyên nghiệp và tăng khó khăn trong việc giải quyết các vấn đề của khách hàng.

3. Khả năng tương thích: Một số giải pháp tổng đài điện thoại ảo không tương thích với một số hệ thống điện thoại khác..

Một số thương hiệu giải pháp nổi bật:

RingCentral: là một trong những giải pháp hàng đầu về tổng đài ảo tại Việt Nam. Nó cung cấp nhiều tính năng như ghi âm cuộc gọi, quản lý cuộc gọi và hội nghị trực tuyến.

Freshcaller: là một giải pháp nổi tiếng về tổng đài ảo tại Việt Nam. Nó cung cấp nhiều tính năng như tính năng ghi âm cuộc gọi, chia sẻ dữ liệu và tính năng quản lý cuộc gọi.

Talkdesk: là một giải pháp đang rất được ưa chuộng tại Việt Nam. Tổng đài ảo Talkdesk cung cấp nhiều tính năng tiện ích như quản lý cuộc gọi, hội nghị trực tuyến và tính năng ghi âm cuộc gọi.

IV. Giải pháp tổng đài điện thoại đám mây

Giải pháp tổng đài điện thoại đám mây

Tổng đài điện thoại đám mây là một giải pháp cho các doanh nghiệp muốn tăng cường chất lượng dịch vụ khách hàng mà không cần đầu tư quá nhiều về cơ sở hạ tầng. Thay vì sử dụng hệ thống tổng đài điện thoại truyền thống, doanh nghiệp có thể sử dụng hệ thống tổng đài điện thoại trên đám mây để xử lý các cuộc gọi đến và đi.

Ưu điểm:

1. Tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu: Doanh nghiệp không cần phải đầu tư một khoản lớn để xây dựng hệ thống tổng đài điện thoại truyền thống.

2. Dễ dàng mở rộng và thích ứng với nhu cầu của doanh nghiệp: Giải pháp tổng đài điện thoại đám mây linh hoạt và có thể dễ dàng mở rộng hoặc thay đổi theo nhu cầu của doanh nghiệp.

3. Tiện lợi và linh hoạt: Nhân viên có thể truy cập vào hệ thống tổng đài điện thoại đám mây bất cứ khi nào và ở bất cứ đâu có kết nối internet.

4. Giảm thiểu rủi ro về thiết bị và bảo mật: Doanh nghiệp không cần phải lo lắng về việc bảo trì thiết bị và phần mềm, đồng thời giảm thiểu rủi ro về bảo mật.

5. Quản lý dữ liệu khách hàng: Do dữ liệu khách hàng được lưu trữ trên đám mây, doanh nghiệp cần đảm bảo tính bảo mật và quản lý dữ liệu khách hàng đúng cách để tránh rủi ro về an ninh

Nhược điểm:

1. Phụ thuộc vào kết nối internet: Hệ thống tổng đài điện thoại đám mây phụ thuộc vào kết nối internet để hoạt động, nếu kết nối bị gián đoạn hoặc chậm có thể ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ

2. An ninh: Do các dữ liệu âm thanh được truyền tải qua internet, vì vậy nó có thể dễ dàng bị tấn công bởi các hacker hoặc tin tặc.

3. Phụ thuộc vào internet: Tổng đài điện toán đám mây phụ thuộc vào tốc độ kết nối internet của doanh nghiệp.

4. Chi phí: Mặc dù không cần đầu tư vào phần cứng và phần mềm, nhưng sử dụng dịch vụ tổng đài điện thoại điện toán đám mây cần phải trả một khoản phí hàng tháng cho nhà cung cấp dịch vụ.

Một số thương hiệu giải pháp nổi bật:

3CX: là một trong những giải pháp hàng đầu về tổng đài điện toán đám mây tại Việt Nam. 3CX cung cấp nhiều tính năng tiện ích như gọi điện thoại qua Internet, tích hợp với các ứng dụng quản lý khách hàng và các phần mềm liên lạc khác.

Asterisk: là một giải pháp nổi tiếng về tổng đài điện toán đám mây tại Việt Nam. Asterisk được tích hợp với nhiều tính năng như hội nghị trực tuyến, tính năng ghi âm cuộc gọi và tính năng chuyển tiếp cuộc gọi.

FreePBX: là một giải pháp đang rất được ưa chuộng tại Việt Nam. Tổng đài điện toán đám mây FreePBX được tích hợp với nhiều tính năng quản lý cuộc gọi và tính năng bảo mật cao.

V. Giải pháp tổng đài điện thoại tích hợp CRM.

Giải pháp tổng đài điện thoại tích hợp CRM là một hệ thống kết hợp giữa tổng đài điện thoại và phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM). Điều này cho phép các doanh nghiệp quản lý và xử lý các cuộc gọi đến từ khách hàng một cách hiệu quả hơn, cũng như giúp tăng cường tương tác và chăm sóc khách hàng.

Giải pháp tổng đài điện thoại tích hợp CRM

Ưu điểm:

1. Tăng cường tương tác khách hàng: Hệ thống giúp giảm thời gian chờ đợi cho khách hàng và tăng khả năng tương tác của doanh nghiệp với khách hàng.

2. Tối ưu hóa quy trình làm việc: Tổng đài điện thoại tích hợp CRM cho phép doanh nghiệp tổ chức, phân loại và quản lý thông tin khách hàng một cách dễ dàng và nhanh chóng.

3. Cải thiện chất lượng dịch vụ: Doanh nghiệp có thể xử lý các yêu cầu của khách hàng nhanh chóng và hiệu quả hơn thông qua các thông tin khách hàng được quản lý một cách chính xác.

4. Tăng cường hiệu quả quản lý: Hệ thống giúp doanh nghiệp có thể theo dõi và đánh giá kết quả hoạt động của tổng đài điện thoại và quản lý tình trạng của khách hàng.

Nhược điểm:

• Chi phí đầu tư ban đầu: Do hệ thống tổng đài điện thoại tích hợp CRM yêu cầu phải cài đặt phần mềm và phần cứng đặc biệt, do đó chi phí đầu tư ban đầu sẽ cao hơn

• Đào tạo nhân viên: Do hệ thống tổng đài điện thoại tích hợp CRM có nhiều tính năng và chức năng phức tạp.

• Đào tạo nhân viên: Do hệ thống tổng đài điện thoại tích hợp CRM có nhiều tính năng và chức năng phức tạp.

• Phụ thuộc vào internet: Hệ thống tổng đài điện thoại tích hợp CRM phụ thuộc vào tốc độ kết nối internet của doanh nghiệp.

Quy trình giải pháp tổng đài tích hợp CRM-CloudCALL

• CloudCall là một phần mềm tổng đài điện thoại dựa trên đám mây, giúp cho các doanh nghiệp có thể liên lạc với khách hàng của mình một cách dễ dàng và hiệu quả hơn. Với CloudCall, bạn có thể thiết lập tổng đài điện thoại cho doanh nghiệp của mình mà không cần đầu tư vào phần cứng hoặc cơ sở hạ tầng.

• CloudCall cung cấp các tính năng như gọi điện thoại, ghi âm cuộc gọi, chuyển cuộc gọi, và quản lý danh sách khách hàng. Nó cũng cho phép bạn xây dựng các chiến dịch gọi điện thoại và theo dõi hiệu quả của chúng. Bên cạnh đó, CloudCall còn tích hợp với các ứng dụng CRM phổ biến như CloudLEAD và CloudCARE để giúp các doanh nghiệp quản lý dữ liệu khách hàng một cách chuyên nghiệp hơn.

• Với giải pháp tổng đài bán hàng và chăm sóc khách hàng toàn diện của CloudGo, CloudCall được tích hợp sẵn để giúp các doanh nghiệp tối đa hóa hiệu quả bán hàng và chăm sóc khách hàng của mình. Bằng cách kết hợp CloudCall với các tính năng như chatbot, email marketing, và quản lý tin nhắn, các doanh nghiệp có thể tạo ra một trải nghiệm khách hàng tốt hơn và tăng tỷ lệ chuyển đổi bán hàng.

• Tham khảo:

Một số tính năng nổi bật của CloudCALL:

• Tính năng một tổng đài chuyên nghiệp: CloudCALL cung cấp đầy đủ tính năng của một tổng đài chuyên nghiệp như là:lời chào điều hướng cuộc gọi (IVR),log call,Ghi âm cuộc gọi,nghe lại ghi âm,...
• Nhận diện khách hàng thân thiết: Khả năng nhận diện khách hàng thân thiết, khách hàng cũ gọi vào. Giúp nhân viên nhận diện và cá nhân hóa lời chào với từng khách hàng.
• Cung cấp góc nhìn toàn cảnh 360 độ về khách hàng: Có khả năng kết nối và thu thập dữ liệu toàn cảnh về khách hàng (có thể ở các hệ thống khác nhau),cung cấp một góc nhìn toàn diện 360 độ về khách hàng như thông tin liên lạc, thông tin giao dịch, lịch sử gọi, lịch sử khiếu nại…
• Quản lý chiến dịch gọi ra: Quản lý chiến dịch gọi ra (tiếp thị, bán hàng, CSKH, khảo sát dịch vụ) với các chức năng cơ bản như:Khởi tạo chiến dịch,Phân bổ data cho sales (phân bổ mới, phân bổ lại),Lọc trùng data,...
• Báo cáo kết quả nghe gọi,kết quả chiến dịch: Cung cấp các báo cáo dưới dạng dashboard phân tích kết quả gọi ngoài trang chủ hoặc những báo cáo chi tiết kết quả gọi theo từng chiến dịch.
• Cùng nhiều tính năng nổi bật khác.
• Bảng giá chi tiết của CloudCALL:

Kết luận

Việc lựa chọn giải pháp tổng đài phù hợp với nhu cầu kinh doanh là rất quan trọng để tối ưu hóa quy trình làm việc và tương tác với khách hàng. Mỗi giải pháp có những ưu và nhược điểm riêng, do đó, cần cân nhắc kỹ trước khi quyết định đầu tư.