Email ngày nay đã trở thành một phần thiết yếu của cuộc sống, từ việc truyền tải thông tin, giao tiếp hằng ngày, trao đổi trong học tập và công việc bởi sự tiện dụng và những lợi ích mà nó mang lại. Có lẽ cũng vì vậy mà ngày càng có nhiều doanh nghiệp lựa chọn Email Marketing làm công cụ hỗ trợ đắc lực cho chiến dịch tiếp thị của doanh nghiệp mình. Tuy nhiên, đôi khi hiệu quả của chiến dịch lại không như mong đợi và email thì thường dễ rơi vào hộp thư SPAM dẫn đến hiệu quả chiến dịch bị suy giảm.

Vậy nguyên nhân do đâu? Cần lưu ý gì khi sử dụng Email Marketing để có thể mang lại hiệu quả? Làm thế nào để Email không rơi vào hộp thư SPAM? Bài viết này sẽ giúp bạn trả lời những câu hỏi đó.

Tên miền có độ tin cậy cao

Thông thường khi gửi email doanh nghiệp sẽ sử dụng email được tạo trên tên miền của doanh nghiệp mình (ví dụ [email protected]). Tuy nhiên, vì một lý do nào đó tên miền của bạn lại lọt vào danh sách đen (blacklist) của các công cụ quản lý vào lọc email. Điều này dẫn đến việc email của bạn sẽ rất dễ đi vào hộp thư SPAM thay vì đi vào Hộp thư đến của email khách hàng.

Để kiểm tra tên miền bạn có rơi vào danh sách đen hay không, bạn có thể nhập nó vào đây . Sau khi kiểm tra nếu:

• Bạn đang có một tên miền “sạch” thì hãy cố gắng duy trì điều này bằng cách tránh gửi những email mang tính chất vi phạm.
• Bạn không may sở hữu một tên miền “đen” thì chỉ còn cách duy nhất là hãy tìm cho mình một tên miền khác.

Bên cạnh đó, việc lựa chọn công cụ gửi mail cũng như là server gửi mail cũng rất quan trọng và ảnh hưởng ít nhiều đến hiệu quả của chiến dịch.

Địa chỉ email người gửi

Địa chỉ email người gửi cũng rất quan trọng khi gửi Email Marketing. Doanh nghiệp thường sẽ sử dụng những địa chỉ email có dạng như [email protected],

[email protected] hay [email protected]... để làm địa chỉ gửi mail. Tuy nhiên, những trình lọc email thường nhận định những địa chỉ có dạng như vậy là những email tiếp thị, email quảng cáo nên khả năng vào mục Quảng cáo của hộp thư hay thậm chí là vào SPAM cũng rất cao. Thay vào đó, hãy sử dụng những tên miền mang tính chất cá nhân hơn chẳng hạn như [email protected] thay vì [email protected].

Danh sách email người nhận

Có một thuật ngữ gọi là Bounce rate hay tỷ lệ email bị hỏi thường được dùng trong Email Marketing. Đây là tỷ lệ những email không gửi được và bị trả lại cho người gửi, thường là những email không có thật, không tồn tại hoặc những email đã không còn hoạt động. Tỷ lệ này thường được kiến nghị là thấp hơn 5%, nghĩa là trong 10000 email bạn gửi đi chỉ nên có dưới 500 email bị trả lại. Tuy nhiên, tỷ lệ này thường cao hơn rất nhiều do danh sách email của nhiều doanh nghiệp thường được mua hoặc thu thập từ nhiều nguồn không xác thực.

Nội dung và hình thức của email

Nội dung cũng như hình thức trình bày một email là một trong những yếu tố rất quan trọng ảnh hưởng đến hiệu quả của chiến dịch Email Marketing. Bộ lọc email của Google nói riêng và những bộ lọc email khác ngày càng trở nên mạnh mẽ và thông minh hơn nhằm mục đích mang lại nhiều giá trị cũng như trải nghiệm tốt nhất cho người dùng. Vì vậy, để tránh làm giảm đi hiệu quả của chiến dịch thì bạn cần phải tuân thủ những quy định ngày càng chặt chẽ và nghiêm ngặt hơn về cả hình thức lẫn nội dung.

Về mặt hình thức:

• KHÔNG DÙNG QUÁ NHIỀU HÌNH ẢNH, hình ảnh quá lớn hoặc quá nặng. Ngoài ra, nên hạn chế việc gửi email chỉ có DUY NHẤT một hình ảnh hoặc có ít hoặc rất ít văn bản.
• VIẾT HOA, in đậm, in nghiêng toàn bộ nội dung email.
• Sử dụng quá nhiều font chữ, cỡ chữ, màu sắc khác nhau cho cùng một email.
• Không chèn link quá nhiều, sử dụng link rút gọn.
• Gửi mail bằng việc sử dụng quá nhiều code HTML đôi khi cũng không tốt mặc dù điều này khiến cho email của bạn trở nên đẹp và chuyên nghiệp hơn thay vì soạn thảo văn bản thông thường.
• Không nên sử dụng nhiều ký tự đặc biệt, ký tự thừaaaaaaaa!!!!!!!!???????
• Đính kèm file vào email cũng là một điều không nên, thay vào đó hãy cung cấp link để người nhận có thể truy cập.
• Tránh copy nội dung từ Word, Excel, PowerPoint...hay nhiều ứng dụng khác, bởi những format tứ tung từ những ứng dụng đó là kẻ thù của bộ lọc email.
• Đính kèm liên kết hủy đăng ký nhận email vì điều này là bắt buộc.

Về mặt nội dung:

• Nội dung mạng lại lợi ích cho người nhận hay nói cách khác là nội dung phải có những điều mà người nhận muốn đọc.
• CÁ NHÂN HÓA NỘI DUNG: Việc cá nhân hóa nội dung không chỉ giúp tăng sự thân thiện, cởi mở với người nhận mà nó còn giúp bộ lọc email nhận định đây là một email cá nhân chứ không phải là email gửi hàng loạt.
• Copy từ ngữ hay một câu của nội dung email làm tiêu đề email.
• Sử dụng những từ ngữ mang tính chất SPAM như CHÚ Ý!!!, CỰC SỐC, TIN HOT, MIỄN PHÍ, CLICK VÀO ĐÂY...
• Tìm đến những công cụ kiểm tra và chấm điểm SPAM sẵn có hoặc nó thường được tích hợp trong trình soạn thảo email của bạn đấy.

Thời điểm và tần suất gửi mail

Tính toán thời điểm và tần suất gửi email sao cho hợp lý là một điều thực sự khó khăn nhưng điều đó là cần thiết để có một chiến dịch tiếp thị qua email thật sự hiệu quả. Hãy chắc chắn rằng thời điểm mà bạn gửi email là thời điểm mà khách hàng thường xuyên truy cập vào email và khả năng mở mail là cao nhất và điều này lại còn phụ thuộc rất nhiều vào đối tượng nhận mail bởi những nhóm khách hàng khác nhau sẽ có những thời điểm khác nhau. Chẳng hạn như đối tượng là doanh nghiệp, đối tác kinh doanh thì thời điểm tốt nhất là 9h30 đến 15h00 từ thứ 3 đến thứ 5 hàng tuần. Còn với người nhận là những người tiêu dùng thì 17h00 đến 20h00 các ngày thứ 6, 7 và chủ nhật sẽ là thời điểm hợp lý và mang lại hiệu quả nhất.

Bên cạnh đó, một tần suất gửi mail hợp lý cũng sẽ ảnh hưởng đến kết quả của chiến dịch. Việc duy trì đều đặn tần số gửi email với một số lượng cần thiết sẽ giúp khách hàng ghi nhớ đến bạn nhiều hơn tuy nhiên một tần suất quá dày đặt cũng có thể khiến khách hàng của bạn cảm thấy bị làm phiền.