Trong quá trình kinh doanh luôn gặp phải rất nhiều rủi ro không thể lường trước, gây thiệt hại về nguồn lực và tài chính. Hơn hết, rủi ro xảy ra trong các dự án có thể gây ảnh hưởng ít nhiều đến uy tín và hình ảnh doanh nghiệp. Vì thế việc luôn là ưu tiên hàng đầu và là yếu tố quan trọng nhằm đảm bảo tiến trình dự án diễn ra suôn sẻ và đạt kết quả mong muốn.

Vậy quản lý rủi ro dự án cần thực hiện và lưu ý những việc gì? Đâu là những rủi ro thường gặp trong quá trình kinh doanh, quản lý dự án và giải pháp cho những rủi ro đó là gì? Bài viết dưới đây sẽ giải đáp chi tiết từng thắc mắc của bạn

>>> Xem thêm:

07 rủi ro thường gặp trong quá trình quản lý dự án

Khi triển khai một dự án nào, doanh nghiệp cũng không tránh khỏi việc rủi ro xảy ra, dù lớn hay nhỏ, dù là rủi ro đó đã được lường trước. Dưới đây trang web cá cược bóng đá hợp pháp chỉ liệt kê một số rủi ro cơ bản trong quá trình quản lý rủi ro dự án của doanh nghiệp:

Những rủi ro thường gặp trong quản lý rủi ro dự án

Chu kỳ đánh giá và phản hồi của khách hàng quá chậm

Một trong những rủi ro thường gặp phải khi quản lý một dự án là thời gian phản hồi của đối tác hoặc khách hàng. Những ý tưởng và kế hoạch trong dự án cần được sự chấp thuận và trao đổi giữa hai bên, vì thế việc lắng nghe và chờ phản hồi từ đối tác và khách hàng là điều cần thiết để đảm bảo dự án được thực hiện đúng theo yêu từ cả 2 phía và đảm bảo không phát sinh thêm những mâu thuẫn, rủi ro về sau.

Tuy nhiên chu kỳ đánh giá và phản hồi của khách hàng và đối tác thường chậm do nhiều lý do khách quan về lịch trình, thời gian hay khoảng cách địa lý. Tuy vậy, rủi ro này sẽ dẫn đến tiến độ dự án bị trì trệ, gây phát sinh nhiều chi phí không đáng có.

Đối phó với rủi ro về thời gian yêu cầu người phụ trách dự án và quản lý rủi ro dự án cần đề cập trong hợp đồng hoặc trong quá trình giao dịch về thời hạn đối phương phải phản hồi cho phía công ty/doanh nghiệp của mình, nếu quá thời hạn trên nhưng công ty vẫn không nhận được bất kỳ phản hồi nào có thể được coi là đối tác/khách hàng đã đồng ý với bản kế hoạch hoặc đề xuất.

Chu kỳ đánh giá và phản hồi của KH quá chậm

Gián đoạn về thông tin

Trong thời đại 4.0, với sự hỗ trợ của internet thì rủi ro về việc gián đoạn thông tin có phần giảm đi khá nhiều. Tuy nhiên, đối với những dự án lớn cần nhiều bên tham gia thực hiện cùng đội ngũ nhân viên và dây chuyền sản xuất lớn thì việc thông tin bị ứ đọng một chỗ là điều có thể xảy ra. Có thể do sai sót trong quá trình truyền đạt thông tin từ cấp trên xuống cấp dưới mà thông tin này không được truyền đạt lại cho công ty đối tác, gây nên việc gián đoạn về thông tin.

Đối với rủi ro này, yêu cầu nhà quản lý rủi ro dự án cần lường trước và có sự chủ động liên hệ với đối tác/khách hàng nếu thấy đã qua thời hạn chờ thông tin quá lâu hoặc có nhiều sự thay đổi trong dự án mà công ty mình chưa nắm được, nhằm hạn chế việc lãng phí thời gian và những mâu thuẫn do thiếu thông tin gây ra.

Gián đoạn về thông tin

Thiếu sót trong việc khảo sát nhu cầu

Mỗi một dự án, một chiến dịch triển khai đều có mục đích để quảng bá cho một sản phẩm, dịch vụ nào đó. Và một trong những quản lý rủi ro dự án hay mắc phải nhất khi thực hiện một dự án để quảng bá và chạy thử sản phẩm là thiếu sót trong việc khảo sát nhu cầu khách hàng.

Rủi ro này thường gặp phải nhưng cũng rất khó tránh vì việc khảo sát nhu cầu khách hàng cần trình độ chuyên môn cao cũng như độ am hiểu chuyên sâu về thị trường sản phẩm và người tiêu dùng. Rủi ro về thiếu sót trong khảo sát nhu cầu có thể gây ra những thiệt hại nặng nề về tài chính vì có thể do khảo sát không hiệu quả làm cho chiến dịch marketing và sản phẩm/dịch vụ không tiếp cận được tệp khách hàng tiềm năng có hứng thú với sản phẩm. Hoặc tệ hơn, việc khảo sát về sở thích và nhu cầu để quyết định số lượng sản xuất không hiệu quả, gây nên tình trạng hàng tồn kho quá nhiều, tốn nhiều chi phí lưu kho và sản xuất.

Thiếu sót trong việc khảo sát nhu cầu

Để có thể tránh rủi ro trên, các doanh nghiệp cần phải thuê hoặc đào tạo chuyên sâu nhân viên về việc phân tích dữ liệu kinh doanh và cách lập bảng khảo sát nhu cầu sao cho hiệu quả. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng có thể lựa chọn các phương pháp như JIT (Just in time),là phương pháp thực hiện quản lý chuỗi cung ứng và sản xuất khi có đơn đặt hàng với đúng số lượng và đúng thời điểm cần thiết.

>>> Khám phá ngay về:

Hiệu suất làm việc không hiệu quả

Một trong những rủi ro phổ biến khi quản lý dự án là hiệu suất làm việc của nhân viên không hiệu quả. Rủi ro này thường gặp ở các dự án xây dựng, sản xuất dây chuyền. Việc này gây ra nhiều hệ lụy, không chỉ làm chậm tiến độ dự án mà còn phát sinh thêm chi phí đền hợp đồng trong trường hợp sản phẩm không thể giao đúng thời hạn đã thỏa thuận từ trước trong hợp đồng.

Giải pháp cho việc này là chế độ thưởng phạt rõ ràng, nhà quản lý rủi ro dự án cần lường trước sự việc và đặt ra hợp đồng lao động với nhân viên dự án về hiệu suất làm việc và lượng sản phẩm/tiến độ cần đạt trong một ngày, từ đó làm động lực đốc thúc nhân viên làm việc.

Hiệu suất làm việc không hiệu quả

Khoảng cách địa lý và sự khác biệt về văn hóa, ngôn ngữ

Khoảng cách địa lý hiện nay đã không còn là rào cản quá khó khăn hay rủi ro thường gặp trong kinh doanh nhờ vào sự phát triển của internet. Tuy nhiên do sự khác nhau về múi giờ giữa các quốc gia, các bên đối tác/khách hàng sẽ khó tìm được thời điểm thích hợp để tiến hành trao đổi.

Bên cạnh đó sự khác biệt về văn hóa và ngôn ngữ cũng có thể được xem là rủi ro trong quá trình thực hiện dự án. Cụ thể, khi dùng tiếng Anh làm ngôn ngữ chung để giao tiếp có thể sẽ là rào cản diễn đạt cho đôi bên, đôi khi ý tưởng phát triển và cách diễn giải vấn đề không được truyền đạt hết qua ngôn ngữ thứ hai ngoài ngôn ngữ chính. Ngoài ra, việc khác biệt về văn hóa cũng có thể gây nên những mâu thuẫn trong quá trình hợp tác và tiến hành dự án. Điển hình có thể thấy những quảng cáo ám chỉ việc dùng đũa không thể ăn hamburger của Burger King đã làm dấy lên làn sóng phẫn nộ và tẩy chay từ cộng đồng người châu Á và dễ dàng nhận thấy rằng đây là một chiến dịch quảng bá sản phẩm thất bại.

Giải pháp cho sự bất đồng về ngôn ngữ và văn hóa này là sự am hiểu và tìm tòi thật kỹ về khác biệt văn hóa của nhà quản lý dự án, cũng như sự trao đổi chuyên sâu với các bên đối tác và các chuyên gia tại các đất nước khác.

Khác biệt về văn hóa, ngôn ngữ

Thiếu sót kiến thức của nhà quản trị và các bên liên quan

Rủi ro thiếu sót kiến thức của nhà quản trị và các bên liên quan thường không được bộc lộ ra ngay từ đầu và nó thường gây ra tổn thất nặng nề cho dự án khi đang trong quá trình tiến hành.

Việc thiếu sót kiến thức của nhà quản trị và các bên liên quan trong quản lý rủi ro dự án sẽ làm bộ máy nhân sự và vận hành hoạt động không hiệu quả gây nên những rủi ro về chậm trễ thời gian giao hàng hay sai sót trong khâu thu mua nguyên vật liệu và tìm hiểu sản phẩm. Bên cạnh đó, việc thiếu sót kiến thức quản trị sẽ khiến cho nhà quản lý không thể qua điều hành tốt nhân viên của mình cũng như những cuộc trao đổi với bên đối tác/khách hàng, việc này có thể gây nên hậu quả xấu nhất là dự án bị hủy bỏ hoặc mất dự án vào tay đối thủ.

Cách duy nhất để đề phòng rủi ro này là việc lựa chọn nhà quản lý dự án, công ty cần đào tạo chuyên sâu và chọn người có năng lực và kinh nghiệm thật sự cho vị trí quản lý để tránh được những rủi ro không đáng có như trên.

Thiếu sót kiến thức của nhà quản trị và bên liên qua

Cắt giảm ngân sách và sự thay đổi phương án bất ngờ của các bên liên quan

Thời gian thực hiện các dự án thường khá lâu vì thế không tránh khỏi những thay đổi bất ngờ từ các bên liên quan. Các rủi ro đó có thể là: thiếu nguồn cung nguyên vật liệu, tăng giá nguyên vật liệu từ các nhà cung cấp, cắt giảm ngân sách dự án, cắt giảm nhân sự, thay đổi thời gian nhận hàng,... Những rủi ro này đều cần được lường trước và có chính sách đối phó rõ ràng, nếu không sẽ gây hoang mang cho phía đối tác cũng như nhân viên chạy dự án.

Đối với các rủi ro liên quan đến nguồn cung để hạn chế việc phụ thuộc vào nhà cung cấp yêu cầu doanh nghiệp phải chủ động hợp tác với nhiều nhà cung cấp khác nhau, đảm bảo được nguồn cung nguyên vật liệu trong thời gian dài. Bên cạnh đó, về phần chi phí, khi lập kế hoạch dự án, cần lưu ý và tính toán kỹ phần chi phí dự trù, nhằm mục đích để đối phó với những trường hợp xảy ra bất ngờ và bất khả kháng.

Ngoài ra, các nhà quản lý rủi ro dự án cần linh hoạt và bình tĩnh xử lý vấn đề về cắt giảm ngân sách và cắt giảm nhân sự, chúng ta có thể cơ cấu lại sơ đồ hoạt động và lược bỏ những yếu tố không cần thiết trên sản phẩm/dịch vụ hoặc thay đổi nguyên vật liệu giá thấp nhưng vẫn đảm bảo chất lượng,... để đối phó với những rủi ro này.

Cắt giảm ngân sách và sự thay đổi phương án bất ngờ

>>> Tìm hiểu thêm:

Những điều bạn cần biết để quản lý rủi ro dự án hiệu quả

Quản lý rủi ro dự án là một phần quan trọng và không thể thiếu trong việc quản lý dự án. Bất kỳ dự án nào cũng sẽ xảy ra rủi ro, có thể về thời gian, nguồn hàng hoặc đối tác,... nhất là trong thời đại toàn cầu hóa, các dự án xuyên quốc gia sẽ gặp nhiều khó khăn hơn về khoảng cách địa lý và sự bất đồng ngôn ngữ giữa hai bên, gây ra những hiểu lầm và rủi ro trong quá trình giao dịch, tiến hành dự án.

Những điều cần biết để quản lý rủi ro dự án

Từ những lý do nêu trên cho thấy việc đề phòng và xây dựng bản kế hoạch chi tiết để đối phó với các rủi ro là vô cùng cần thiết để dự án có thể hoàn thành đúng tiến độ, hạn chế tối đa việc thâm hụt ngân sách và nguồn lực, các nhà quản lý cần lập rõ các bước đề phòng và quản lý rủi ro ngay từ những bước đầu tiến hành dự án, không thể lược bỏ vì bất kỳ lý do gì, sau đây là các bước cần tiến hành để lập kế hoạch quản lý rủi ro dự án hiệu quả:

• Lập bản kế hoạch dự án chi tiết, rõ ràng và cụ thể. Lưu ý, cần thiết lập rõ về khoản chi phí và thời gian thực hiện các công việc liên quan trong dự án.

• Tổ chức cuộc họp và liệt kê tất cả rủi ro có thể xảy ra trong quá trình thực hiện dự án (xác định khả năng, phạm vi kết quả, thời gian và tần suất xảy ra của rủi ro)

• Lập bản kế hoạch quản lý rủi ro dự án dựa trên những rủi ro đã được đánh giá về khả năng xảy ra. Lưu ý, cần xem xét về tính khả thi của các giải pháp xử lý rủi ro được nêu ra cũng như mức độ phù hợp về nguồn lực và chi phí.

• Tổ chức cơ cấu nhân sự chuyên biệt cho việc chạy dự án và đối phó rủi ro.

• Thực hiện chạy và giám sát dự án, cũng như theo dõi tiến độ và phân tích các rủi ro xảy ra từ đó lựa chọn kế hoạch đối phó phù hợp.

Có thể thấy việc chuẩn bị kỹ càng ngày từ đầu sẽ mang đến tỷ lệ thành công cao hơn cho dự án, trên nền kinh tế thị trường và trên thế giới có rất nhiều sự kiện không thể dự đoán trước, như đại dịch COVID 19 là một ví dụ điển hình. Vì thế bên cạnh việc lập bản kế hoạch đề phòng những rủi ro có thể lường trước được, các nhà quản lý cũng cần linh hoạt thay đổi và cập nhật việc quản lý rủi ro dự án sao cho phù hợp và thích nghi tốt nhất với tình hình thực tế.

>>> Xem thêm:

CloudWORK - Giải pháp quản lý rủi ro dự án và tiến trình công việc hiệu quả

- Giải pháp quản lý công việc, dự án tinh gọn. Với CloudWORK - phần mềm được tích hợp AI chuyên về việc giám sát và theo dõi thời gian hoàn thành dự án sẽ giúp các doanh nghiệp quản lý rủi ro dự án về thời gian và tiến trình thực hiện công việc, đồng thời theo dõi hiệu suất làm việc của các nhân viên trực thuộc công ty.

Giải pháp CloudWORK giúp quản lý rủi ro dự án

Một số tính năng nổi bật của CloudWORK như:

• Giao việc, phân bổ công việc khoa học: Nhân viên có thể dễ dàng tạo lịch làm việc theo ngày, tuần, tháng cho bản thân. Đặc biệt, hệ thống có thể theo dõi tất cả các loại dữ liệu có kiểu ngày tháng trên màn hình “Lịch của tôi” ví dụ như ngày bắt đầu dự án, ngày ký kết hợp đồng, ngày đặt hàng, ngày sinh nhật liên hệ, ngày thành lập công ty,… không chỉ đơn thuần là ngày bắt đầu của lịch hẹn, lịch gọi hay tác vụ như các chức năng lịch thông thường.

• Quản lý lịch nhóm: Chức năng quản lý lịch nhóm giúp người quản lý có thể giao việc, theo dõi, giám sát công việc của nhân viên một cách trực quan, sinh động.

• Quản lý timesheet: Chức năng quản lý timesheet giúp công ty có thể theo dõi được công việc và thời gian thực hiện của từng tác vụ theo từng dự án của từng nhân viên, từ đó có cơ sở để đánh giá hiệu quả thực sự của dự án (tính được chi phí thực hiện của dự án).

• Nhắc nhở công việc, tiến độ tự động: Tùy tình hình tiến độ công việc, dự án mà hệ thống sẽ tự động nhắc nhở, cảnh báo nhân viên bằng nhiều hình thức như notification/danh sách ngoài dashboard/email/SMS,…

• Kanban view - Màn hình điều hành công việc tập trung: Kanban view là chức năng giúp người quản lý có thể theo dõi tình hình thực hiện công việc, dự án một cách trực quan, khoa học.

• Phân quyền bảo mật chặt chẽ: Hệ thống có các cơ chế để đảm bảo bảo mật dữ liệu các phân hệ liên quan.

• Đo lường hiệu quả công việc

CloudWORK đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp cần chuẩn hóa quy trình giao việc (giữa quản lý và nhân viên hoặc giữa bộ phận này với bộ phận khác trong công ty),theo dõi tiến độ công việc, đo lường đánh giá hiệu quả xử lý công việc. Ngoài ra đối với các doanh nghiệp đang tổ chức vận hành công việc dưới dạng dự án thì có thể tìm hiểu và lựa chọn CloudWORK để cải thiện cho công tác quản lý dự án của mình, góp phần giúp giảm chi phí vận hành cho doanh nghiệp. Truy cập ngay website của trang web cá cược bóng đá hợp pháp để được tư vấn hoặc trải nghiệm dùng thử miễn phí trong vòng 14 ngày

Tạm kết

Trên đây là những thông tin cần thiết giúp bạn hiểu rõ về quản lý rủi ro dự án. Nhằm mục đích giảm thiểu tối đa các rủi ro phát sinh và tạo điều kiện cho hoạt động kinh doanh diễn ra thuận lợi hãy áp dụng ngay các phương thức giúp quản lý rủi ro dự án hiệu quả, tối ưu cho doanh nghiệp của bạn.